Het is de nachtmerrie van elk bedrijf: onbetaalde facturen die zich opstapelen en de cashflow verstikken. De eerste reflex is vaak om een leger van deurwaarders op deze wanbetalers af te sturen! Toch zijn er subtielere oplossingen voor het incasseren van vorderingen. Onderhandeling blijft de beste manier om snel een terugbetaling te krijgen zonder de klant te kwetsen. En als de verzoening faalt, heeft de rechter procedures die zijn aangepast om uw rechten te waarborgen zonder de zakelijke relatie te ruïneren.
De ingebrekestelling, de eerste verplichte stap voor het incasseren van vorderingen
Voor elke juridische actie moet de schuldeiser een ingebrekestelling aan de wanbetaler sturen. Deze verplichte formaliteit stelt hem in staat te bewijzen dat hij een minnelijke incasso heeft geprobeerd. De ingebrekestelling is een aangetekende brief met ontvangstbevestiging, beknopt maar stevig. Hierin wordt het bedrag en de oorsprong van de schuld herinnerd, de oorspronkelijk afgesproken betalingstermijn en wordt de wanbetaler aangespoord om binnen een nieuwe termijn, meestal van 15 tot 30 dagen, te betalen.
Lees ook : Vastgoedbelasting in Zwitserland
Het is niet nodig om een dreigende toon te gebruiken in deze eerste brief: het doel is om de debiteur te laten reageren, niet om de deur te sluiten voor een minnelijke regeling! Om deze soms vervelende stap te verlichten, wenden steeds meer bedrijven zich tot een incassosoftware. Met oplossingen zoals CashOnTime is het mogelijk de betaling van facturen te automatiseren. Er wordt een opvolging gedaan, herinneringen worden verzonden bij vertraging en, indien nodig, wordt een incassoprocedure gestart. Een praktische oplossing!
Verder lezen : Om juridische geschillen met de administratie te voorkomen, vertrouw uw boekhouding toe aan een expert
Daarna komt de minnelijke incassoprocedure
Wanneer de ingebrekestelling vruchteloos blijft, kan de schuldeiser zijn dossier toevertrouwen aan een gespecialiseerde dienstverlener voor minnelijke incasso. Minder kostbaar en minder conflictueus dan een juridische actie, is dit proces gericht op het vinden van een onderhandelde oplossing. De minnelijke incassomedewerker beschikt over effectieve middelen: telefonische herinneringen, indringendere brieven, afspraken met de debiteur…
Wat is het voordeel van minnelijke incasso? Voorkomen dat de banden met de klant worden doorgesneden. Want achter een onbetaalde rekening kan zich een cashflowprobleem verbergen; de debiteur is niet altijd te kwader trouw. Een minnelijke oplossing stelt in staat de zakelijke relatie te behouden, mits de schuldeiser bereid is om open te staan. Minnelijke incasso is ongetwijfeld de meest diplomatieke oplossing bij wanbetaling. Het kan verbazingwekkende resultaten opleveren wanneer het met tact wordt uitgevoerd!
De rechtszaak, de ultieme toevlucht
Wanneer alle andere middelen zijn mislukt, is het tijd om de rechtbank te overwegen. Maar ook hier bestaan er verschillende procedures. De keuze hangt af van het bedrag van de vordering. Voor kleine geschillen is de betalingsbevel aan te raden: een eenvoudige en snelle procedure die bij de kantonrechter kan worden verkregen. Voor grotere bedragen moet de procedure van algemeen recht worden gestart bij de bevoegde rechtbank.
Als de debiteur niet verschijnt of weigert een regeling te treffen, zal de zaak tijdens een zitting op de merites worden beoordeeld. Het daaropvolgende vonnis stelt de schuldeiser eindelijk in staat om bepaalde maatregelen te nemen: bijvoorbeeld beslag op salarissen of bankrekeningen. Uiteraard kan de debiteur zich op elk moment nog melden en een terugbetaling voorstellen. Deze rechtszaak blijft de enige mogelijke uitweg tegenover een hardnekkige debiteur.